Рынок корпоративных закупок в России радикально изменился в 2022 году. Уход западных компаний и их дочерних структур не просто сократил число поставщиков — он нарушил сложившийся баланс в целых отраслях.
Оставшиеся на рынке квалифицированные компании оказались перегружены запросами и начали выбирать заказчиков, с которыми готовы работать.
Эти изменения затронули практически все сегменты рынка: от поставок упаковочных материалов до транспортных услуг. Но особенно остро ситуацию почувствовали компании, работающие с высокотехнологичным оборудованием, научными разработками и сложными производственными процессами.
Бизнес разделился на два лагеря: одни начали системно перестраивать работу с поставщиками, другие продолжают действовать «как привыкли» и «как получится».
Разница между ними становится все заметнее: пока первые формируют устойчивые цепочки поставок и находят новых партнеров, вторые сталкиваются с регулярными срывами сроков и постоянно растущими ценами.
Почему это происходит? Дело в том, что сам подход к поиску и отбору поставщиков безнадежно устарел.
Типичная картина: в крупной компании каждый закупщик ведет свою базу контактов в Excel, при его увольнении эта информация фактически теряется, а новому сотруднику приходится выстраивать отношения с поставщиками с нуля.
В результате реальной конкуренции на тендерах нет — зато есть узкий круг «лояльных» поставщиков, которые получают заказы просто потому, что о них помнят закупщики.
Электронные торговые площадки частично решают проблему, позволяя проводить конкурентные процедуры. Но чаще всего они не отвечают на 2 важных вопроса:
- Как в новых условиях построить и поддерживать пул надежных поставщиков по каждой категории закупок?
- Как отслеживать их работу, оценивать риски и при этом не скатиться в бюрократию предквалификации, где проверка каждого нового поставщика занимает месяцы?
Именно для решения этих задач существуют системы класса VMS (Vendor Management System).
Это облачное ПО для управления поставщиками, которое позволяет компаниям формировать и поддерживать структурированный пул контрагентов по каждой категории.
Вы можете отслеживать их работу, управлять рисками и автоматизировать закупочные процессы, а также приглашать в свои закупочные процедуры одним кликом мыши.
Давайте рассмотрим, чем VMS может помочь вашему бизнесу.
№1. Увеличить скорость закупок в два раза
По данным независимого исследования Клуба закупщиков, ускорение закупок является приоритетом №1 для крупного бизнеса. Это неудивительно: в крупных компаниях средний цикл от получения заявки до размещения заказа поставщику составляет 60 дней.
В наших рыночных условиях такой срок становится критическим — поставщики получают больше заказов, чем способны обработать, и не готовы держать свои мощности свободными в ожидании длительных согласований.
Кроме того, за два месяца утверждений рыночная ситуация может сильно измениться, и предварительно одобренные коммерческие условия придется пересматривать, что еще больше затянет процесс.
Ну а длительный цикл закупки создает эффект домино. Компании вынуждены поддерживать избыточные страховые запасы, замораживая оборотные средства.
Для наглядности приведу реальные цифры от одного крупного пищевого производителя.
В год эта компания тратит примерно 1.5 млрд рублей только на закупку упаковочной тары. При стандартном двухмесячном цикле закупки компании приходится держать дополнительный месячный запас стоимостью около 250 млн рублей, стоимость содержания которого сегодня обходится как минимум 62,5 млн. руб. в год (при ставке кредита 25% годовых).
А эти деньги могли бы работать на развитие бизнеса!
1.5 млрд на закупку упаковки = 62.5 млн рублей в год на содержание страховых запасов
Причем основное время тратится вовсе не на согласование коммерческих условий, а на административные процедуры: поиск актуальных контактов поставщиков, рассылку запросов, сбор документов для квалификации.
И вот здесь как раз в полной мере проявляется одна из самых полезных функций, если угодно киллер-фича, VMS: она хранит актуальные данные предодобренных поставщиков по каждой категории, включая их квалификационные документы и историю сотрудничества.
То есть вы можете запустить новую закупочную процедуру буквально одним кликом — VMS автоматически оповестит всех релевантных поставщиков, и они смогут начать подготовку предложений.
Интересно, что ускорение происходит с обеих сторон.
Поставщики, включенные в панель, уже знакомы с требованиями заказчика и форматом работы. У них настроены процессы подготовки коммерческих предложений под конкретного клиента.
В результате время реакции на запрос снижается в среднем с недели до 1-2 дней.
Например, один из российских фармпроизводителей после внедрения VMS сократил срок закупки лабораторных реактивов с 45 до 18 дней — только за счет более быстрой коммуникации с поставщиками из своей панели.
Никакой магии — просто минимизация рутины.
№2. Получить лучшие условия через реальную конкуренцию
Итак, вы объявляете тендер и получаете предложения от двух-трех «проверенных поставщиков». Звучит знакомо? В крупном бизнесе это типичная картина. Проблема в том, что такой подход часто приводит к неожиданным потерям.
Возьмем реальный пример: один производитель товаров для дома сегмента HouseHold годами работал с тремя поставщиками упаковочных материалов. Когда компания решила расширить пул поставщиков через электронную площадку, выяснилось, что она переплачивала 25-30% от рыночной цены.
А теперь представьте масштаб потерь для более крупного бизнеса.
Простая математика: если вам, например, нужно закупать тару и упаковку на 1.5 млрд рублей в год (как одному крупному агропроизводителю) такая переплата составит до 450 млн рублей.
Этого хватило бы на годовой фонд оплаты труда целого подразделения!
Но дело не только в ценах. Когда поставщики не чувствуют конкурентного давления, они не предлагают новых решений.
А ведь именно в борьбе за контракт рождаются идеи по оптимизации: например, «а давайте сделаем упаковку компактнее» или «можем организовать поставку не в кубовых емкостях, а в бочках — это снизит затраты на логистику на 15%».
Конкуренция — это простор для творчества, привлекательных коммерческих условий и тех самых «желанных» инноваций.
Ограниченный пул поставщиков = переплата около 30% и упущенные возможности. VMS помогает снизить закупочные расходы и получить лучшие условия.
И вот что делает VMS: в каждой категории можно поддерживать пул из 10-20 активных поставщиков вместо привычных двух-трех.
И это не просто список контактов в Excel – вы можете:
- Отслеживать динамику размера пула поставщиков по категории и контролировать его качественное наполнение.
- Отслеживать историю работы с каждым поставщиком.
- Ставить приватные метки о качестве работы (видны только вашей команде).
- Формировать рейтинги надежности на основе реального опыта.
В результате в ваших торгах сталкиваются разные игроки: и проверенные партнеры, и новые компании с более эффективными процессами или лучшим доступом к сырью.
Когда в торгах участвует 10-15 поставщиков вместо обычных двух-трех, начинается настоящая конкуренция и состязательность.
При проведении открытых конкурентных закупок на ЭТП мы регулярно видим снижение цен на 10-20% от начальных предложений просто за счет торгов между квалифицированными контрагентами.
№3. Защитить от ненадежных поставщиков
«У нас всё хорошо, работаем только с проверенными поставщиками», — часто слышим мы от компаний. Но что значит «проверенный»? Каждый заказчик вкладывает в этот эпитет свой смысл.
Например, для производителя медицинского оборудования критически важны сертификаты и опыт работы с определенными материалами. Для ритейлера главное — финансовая устойчивость поставщика и способность обеспечить нужные объемы. А транспортной компании нужно убедиться в наличии собственного автопарка, а не только договоров с подрядчиками.
Именно поэтому попытки создать универсальную систему проверки поставщиков обычно проваливаются.
Крупные госкомпании решают эту проблему через громоздкие системы предквалификации — поставщик проходит проверку 2-3 месяца, собирает десятки документов и только потом получает право участвовать в торгах.
Но для большинства компаний такой подход слишком сложен и долог. VMS предлагает более гибкое решение — настраиваемые квалификационные анкеты для каждой категории закупок.
«Проверенный поставщик» — это не универсальный стандарт. VMS даёт гибкую систему оценки, адаптированную под ваш бизнес и каждую категорию закупок.
Вот как это работает на практике: вы создаете уникальные критерии оценки под каждый тип поставщиков. Например, строительные подрядчики проходят проверку лицензий, допусков СРО и предоставляют портфолио выполненных проектов.
Производители сырья подтверждают наличие собственного производства и предоставляют сертификаты качества. Рекламные агентства демонстрируют состав команды и примеры успешных кампаний в вашей отрасли. А для транспортных компаний ключевыми становятся данные о собственном автопарке и географии присутствия. И так далее.
При этом вы сами решаете, какие требования критичны для вашего бизнеса.
Так, один из производителей электроники требует, чтобы годовой оборот поставщика минимум в 5 раз превышал сумму контракта — это страхует от ситуации, когда небольшой поставщик не справится с крупным заказом.
Важно, что VMS не только позволяет собирать и хранить эту информацию, она помогает с ней работать.
Вы можете автоматически отсеивать поставщиков, не соответствующих критичным требованиям, формировать разные уровни доступа к торгам (например, новые поставщики участвуют только в небольших закупках) и регулярно обновлять информацию, чтобы держать базу актуальной.
В результате вы получаете баланс между скоростью работы и надежностью. Вместо того чтобы проверять каждого нового поставщика с нуля или работать только с «проверенными» партнерами, вы создаете прозрачную систему оценки, которая учитывает специфику именно вашего бизнеса.
Что в итоге?
Внедрение VMS — это не просто перенос списка поставщиков из Excel в облако.
Это полная перестройка работы с поставщиками, которая дает конкретные бизнес-результаты:
- Сокращение цикла закупки с двух месяцев до трех недель.
- Снижение цен на 10-30% за счет реальной конкуренции.
- Защита от срывов поставок через умную систему проверки контрагентов.
- Повышение надежности цепочки поставок.
При этом само внедрение не требует серьезных инвестиций — современные облачные решения позволяют развернуть систему за несколько дней с минимальными затратами. Не нужно покупать дорогостоящее программное обеспечение или заказывать custom-разработку — достаточно небольшой абонентской платы за доступ к готовой инфраструктуре.
Впрочем, VMS становится действительно необходимой только при определенных масштабах бизнеса. Вот небольшой чек-лист:
- У вас более 1000 активных поставщиков.
- Закупки ведутся по 50+ разным категориям.
- В отделе закупок работает больше 10 человек.
- Годовой объем закупок превышает 3 млрд рублей.
При меньших объемах задачу можно решить и через комбинацию электронных таблиц и систем электронного документооборота.
Главное — заложить в эти инструменты принципы работы VMS: разделение поставщиков по категориям, единые критерии оценки для каждой категории, централизованное хранение истории взаимодействия.
Это создаст основу для будущего перехода на полноценную VMS, когда масштабы бизнеса этого потребуют.
