METRO перевела непрямые закупки на российскую электронную площадку

Торговая сеть METRO завершила переход на централизованную цифровую модель управления непрямыми закупками. Для автоматизации всех этапов закупочного цикла была внедрена электронная торговая площадка (ЭТП) Bidzaar.

Проект позволил отказаться от ручных операций, ускорить обработку предложений в три раза и сократить нагрузку на категорийных менеджеров — за счёт автоматической обработки документов, заявок и расчётов.

Почему пришлось перестраивать непрямые закупки

METRO управляет 91 торговым центром в 51 регионе России. Для их операционной поддержки ежедневно закупаются десятки видов услуг — от логистики и клининга до печати и ремонта. 

До перехода на новую ЭТП процессы оставались фрагментированными: поиск поставщиков происходил вручную, коммуникация велась через почту, документы присылались в разных форматах, а отчётность собиралась в Excel. Часть зарубежных инструментов не адаптировалась под российских поставщиков и не поддерживала работу на локальных серверах.

Это усложняло работу закупщиков и удлиняло цикл согласований — особенно при большом объёме заявок и параллельной работе с разными подрядчиками.

Как работает новая система

Переход на Bidzaar позволил объединить весь путь закупки — от создания заявки до выбора победителя — в единой системе. Площадка не требует электронной цифровой подписи (ЭЦП), регистрация поставщика занимает несколько минут, интерфейс не требует длительного обучения. Это позволило METRO быстро охватить больше подрядчиков и повысить конкуренцию в торгах.

«Нам было важно найти решение, которое даёт быстрый результат и при этом не требует длительного онбординга, — говорит Ирина Кургаева, руководитель по эффективности непрямых закупок METRO. — Платформа охватывает сразу весь цикл — и для закупщика, и для поставщика. Такой 360‑подход оказался принципиально важен».

Полный переход занял несколько недель — платформа не требует разработки или сложной интеграции. METRO использует стандартный функционал, который можно развернуть в любой организации без изменения архитектуры. На освоение базовых операций уходит около часа при обычном вводном инструктаже.

METRO управляет 91 торговым центром в 51 регионе России. Источник: пресс-служба компании

Сейчас публикация закупки занимает 10–15 минут. Процесс устроен так:

• Согласования проходят во встроенном чате, сравнительная таблица формируется автоматически.
• Участники загружают документы по шаблону, а история взаимодействий фиксируется внутри системы.
• Закупщики используют единый реестр подрядчиков с возможностью быстро сравнивать условия по дате, цене, срокам и другим параметрам.

В систему перенесены основные категории непрямых закупок: СМР (строительно-монтажные работы) и проектные работы, оборудование, маркетинг, бизнес-услуги, ИТ и продажа неликвидов. В планах — расширить охват за счёт новых позиций в ИТ и маркетинге и подключить закупки, связанные с логистикой.

Эффект от внедрения

В результате перехода цикл закупки сократился почти в 3 раза. Процедуры, на которые раньше уходила неделя, теперь занимают несколько дней.

В торгах регулярно участвуют 50 и более поставщиков — за счёт упрощения входа и прозрачности условий. Закупщики освободили до 30% рабочего времени и переключились на работу с категориями — анализ цен, условий и поведения поставщиков.

Цикл закупок сократился почти в 3 раза — процедуры, на которые уходила неделя, теперь занимают несколько дней.

«Раньше мы тратили время на переписку и сбор документов. Сейчас — на аналитику и обоснование решений, — комментирует Ирина Кургаева. — В системе доступны все параметры предложений и история взаимодействий, поэтому мы опираемся на данные, а не на частные оценки. Это особенно важно в нестабильных условиях, когда каждая закупка может повлиять на операционную устойчивость».

Техническую поддержку проекта обеспечивает команда Bidzaar. По словам Ирины Кургаевой, это важно для оперативной работы как с закупщиками, так и с поставщиками — особенно в тех категориях, где раньше не использовались цифровые инструменты. Поддержка помогает разобраться с регистрацией, загрузкой документов и участием в торгах.